Istruzioni per la rendicontazione

Con riferimento ai vigenti obblighi di fatturazione elettronica tra enti privati, si ricorda che le imprese beneficiarie di contributi FESR devono caricare sul sistema informativo SIUF, ai fini di una valida rendicontazione delle spese sostenute, esclusivamente fatture sotto forma di file .XML (eXtensible Markup Language). Si ricorda, al riguardo, che in tutti i casi in cui vige l’obbligo di fatturazione elettronica, il solo documento con valenza fiscale e civile è la fattura elettronica stessa, emessa nel formato legale (XML). 

Le cosiddette “copie di cortesia” della fattura in formato .pdf non hanno alcun valore fiscale e, pertanto, non possono essere utilizzate ai fini di rendicontazione ed erogazione del contributo.

In merito all'obbligo di "annullamento" delle fatture oggetto di agevolazione previsto dalla disposizioni che regolano l'accesso ai fondi FESR del POR CreO Toscana 2014-2020 ed alla conciliazione di tale adempimento con l'emissione  di fatture elettroniche, si ricorda che nessun timbro elettronico può essere apposto a posteriori direttamente sul file contenente la fattura digitale, perché questo costituirebbe contraffazione del file originale, il quale, pertanto, non sarebbe più integro.

Nè, d'altra parte, è percorribile la soluzione di stampare il file contenente i dati della fattura elettronica ai fini dell'apposizione del timbro di annullo sull'esemplare cartaceo così ottenuto, perché tale esemplare non rappresenta la fattura originale che viene richiesta ai fini di agevolazione della relativa spesa con i fondi FESR.

Pertanto, laddove l'esistenza del contributo sia  nota al momento dell'emissione della fattura e il fornitore sia disponibile, è possibile inserire il timbro di annullo (per la definizione di timbro di annullo si veda il bando di riferimento e/o le rispettive linee guida di rendicontazione) nel campo "note" della fattura in fase di emissione della stessa (la fattura nasce così "già annullata"). 

Quando ciò non è possibile, il beneficiario ha due ulteriori opzioni alternative: 

1. il beneficiario può effettuare una dichiarazione, da inviare in fase di rendicontazione e da conservare nel fascicolo di progetto, nella quale riporta  e attesta l’elenco delle fatture elettroniche imputate al progetto (di cui dovrà indicare CUP e Azione e Sub-Azione oltre che analiticamente l'importo imputato  in corrispondenza di ogni giustificativo di spesa);
2. il beneficiario può praticare, mutatis mutandis, la soluzione prevista dall'Agenzia delle Entrate nella circolare del 19 ottobre 2005, n. 45/E (punto 2.7.2), ovvero:

• il beneficiario deve predisporre un nuovo documento in cui annotare gli estremi della fattura passiva imputata al progetto e recante il "timbro di annullo" previsto dal Bando;
• detto documento, se emesso in forma elettronica, è allegato alla fattura originaria e reso immodificabile mediante l'apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata;
• se, invece, il documento integrativo è redatto su supporto cartaceo, si rende necessario materializzare la fattura digitale, per conservarla congiuntamente al menzionato documento, ovvero (soluzione preferibile), in alternativa, convertire il documento integrativo analogico in formato elettronico ed allegarlo digitalmente alla fattura elettronica da annullare secondo quanto indicato al punto precedente.